Учет курсов начинается с формирования электронного расписания занятий, которое программа автоматизации готовит на основании предоставленной в настроечном блоке информации о составе преподавателей, их графике работы, количестве учебных кабинетов и параметрах каждого из них, учебного плана. Расписание составляется по учебным кабинетам в соответствии с их вместимостью и установленным оборудованием, что важно для формата организуемых занятий, которые могут быть групповыми, индивидуальными и даже корпоративными.

По каждому кабинету указаны даты и время работы, точнее, время начала занятий, рядом указывают наименование курса, учебную группу и ее списочный состав, преподавателя. По окончании занятия появляется галочка о том, что оно состоялось, и рядом со списочным составом группы появится вторая цифра – количество пришедших. Это преподаватель по окончании урока отметил в своем электронном журнале явку учеников.

Расписание в программах от usu.kz составлено, курсы приступили к работе, появляется потребность в клиентах. Для решения такой проблемы автоматизированная система учета предоставляет в пользование курсам базу клиентов в формате CRM-системы, известную своей эффективностью в привлечении новых клиентов и удержании старых. В базе содержатся личные данные учеников и контакты, архив взаимодействия с ними, т.е. отправленные предложения, даты и тексты организованных рассылок, прикрепленные документы.

Работники курсов могут самостоятельно планировать работу с каждым клиентом, распределяя объемы по датам далеко вперед, а CRM-система будет контролировать этот процесс и регулярно напоминать об исполнении запланированного. Более того, программа составит отчет для руководства, в котором покажет наглядно, кто и что запланировал, насколько это было все реализовано, подсчитает количество произведенных действий и полученных результатов. Сразу будет понятно, кто самый достойный.

На курсы пришли клиенты. Чтобы их оформить, система учета предлагает формат электронных абонементов, рассчитанных на двенадцать занятий, где указывают фамилию владельца, наименование курса и преподавателя, дни и часы занятий, цену за курс и сумму сделанной предоплаты. Для ее подтверждения клиенту готовят квитанцию, куда размещают для наглядности расписание его занятий, по окончании оплаченного периода он получит отчет обо всех посещениях и пропусках занятий.