На сегодняшний день существует определенное количество нормативных актов и иных положений, которые регламентируют порядок хранения различных документов на любом предприятии. Обязательному хранению в архиве подлежат первичные документы предприятия, отчеты бухгалтерско-финансовой деятельности, личные дела сотрудников и многое другое.

Стоит помнить, что архивное хранение документации здесь должно строго придерживаться определенных норм и правил, которые его упорядочивают и облегчают задачу проверяющей организации. Нормативные документы указывают срок хранения отчетных материалов и помогают классифицировать их на несколько групп по разным признакам.

Сейчас существует три типа архивного хранения документации: бумажный, электронный и смешанный. Большинство современных предприятий выбирают последний вариант. Бумажный тип подразумевает хранение документации предприятия исключительно в бумажном виде, причем каждый отчет, договор, акт содержат реквизиты предприятия и подписи составителей. Электронный вариант хранится в компьютерном формате, но юридическую силу он будет иметь только в случае наличия на нем электронно-цифровой подписи руководителя. Смешанный тип подразумевает под собой хранение документов в бумажном варианте, но передача между филиалами или подразделениями осуществляется в цифровом формате, соответственно юридическую силу будет иметь бумажный вариант.

Основные правила хранения финансовых документов регламентируются законодательством Российской Федерации, а также соответствующими приказами Росархива. Однако со временем долгосрочное хранение отчетов, счетов-фактур и многих других финансовых материалов организации непосредственно в офисе создает ряд проблем для большинства коммерческих и государственных предприятий. Хранение документов в течение длительного срока снижает эффективность работы организации в целом и сдерживает скорость их движения. Наверное, не стоит напоминать, что это еще существенно увеличивает затраты на содержание архива.

Еще совсем недавно на каждом предприятии приходилось выделять определенные площади под архив, самостоятельно обучать сотрудников систематизировать документацию и подготавливать ее к хранению. Текучка кадров нередко приводила к потере материалов или очень сильно затрудняла поиск нужного. Сейчас вполне реально решить все эти проблемы, если обратиться за помощью к специалистам, занимающимся организацией архивного хранения документов.